Estamos frente a una transformación tecnológica constante, ya no sólo por la época que estamos viviendo desde hace unos meses. Antes de esto, en nuestro día a día muchas reuniones presenciales ya eran cambiadas por reuniones virtuales. Está claro que ahora con la implementación del teletrabajo las videollamadas son el “pan de cada día”.

Por esa razón, tenemos que tener en cuenta varias premisas a la hora de quedar con otra persona para hacer uno de estos encuentros virtuales, ya sea con algún compañero de trabajo, con proveedores, clientes, etc. Son tips de sentido común, pero que muchas veces no prestamos atención y acaban perjudicando nuestra imagen.

1 Quedar a una hora y respetarla. Cuando trabajamos es verdad que muchas veces perdemos la noción del tiempo. Y más ahora al estar haciéndolo desde casa y hacer tantas videollamadas al día, una se puede alargar más que otra y eso puede hacer que lleguemos tarde a la siguiente. Es por eso que tenemos que preverlo y organizarlo de tal manera que si se queda a una hora concreta respetarla, y si no sabes si podrás llegar o si te dará tiempo mejor planifícala para hacerla al día siguiente.

2. Prever con qué plataforma harás la videollamada. Esto de dejarlo a la improvisación nunca sale del todo bien. Cuando quedes en la hora de hacer la reunión virtual también decide con qué plataforma lo harás. Actualmente hay muchas por lo que si una persona no puede por Skype lo podrás hacer por Zoom y así con distintas herramientas. Pero es mejor que todos sepáis como lo vais a hacer y así os ahorraréis tiempo y a la hora de la reunión podréis estar ya conectados.

3. Organiza los puntos a tratar en la reunión. Muchas veces se deja todo “a lo que surja”,  tanto si eres trabajador, como cliente, como proveedor, etc. Piensa qué es lo que quieres sacar de ese encuentro y anota los temas que quieres tratar y las dudas que tengas en un papel. Es importante que lo hagan ambas partes, ya que muchas veces resulta más un monólogo que una interacción entre las personas presentes. Por lo que es aconsejable que todos los asistentes preparen la reunión.

4. Deja constancia de lo hablado por videollamada. Es importante que tanto en las reuniones presenciales como virtuales después se deje nota por mail de todo lo hablado. Siempre es mejor que esté todo por escrito para que no haya malentendidos después de “tú dijiste x”. De esta forma también se reafirma y se hace un breve resumen de todo lo hablado.

Es importante cuidar el trato de las videollamadas, ya que si hablas con personas ajenas a tu negocio no sabes la relevancia que tienen y como pueden influenciar en la imagen que das de tu empresa o simplemente de tu propia marca personal. Por lo que aunque sea de forma virtual se tiene que tener en cuenta y ser consecuente con nuestros actos.

Por: Mireia Aznar (@mireazma)